1. Rekisterinpitäjä
[YRITYKSEN VIRALLINEN NIMI]
Y-tunnus: [Y-TUNNUS]
Osoite: [KATUOSOITE, POSTINUMERO, KAUPUNKI]
Sähköposti: info@varaani.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
[YHTEYSHENKILÖN NIMI]
Sähköposti: info@varaani.fi
3. Rekisterin nimi
Varaanin asiakas-, markkinointi- ja verkkokävijärekisteri.
4. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Yhteydenottopyyntöjen käsittely — oikeusperuste: rekisteröidyn suostumus (yhteydenottolomake) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu vastata pyyntöön.
- Markkinointi ja uudelleenmarkkinointi Google Ads -palvelussa — oikeusperuste: rekisteröidyn suostumus. Otetaan käyttöön myöhemmin, ja siihen pyydetään erillinen suostumus.
- Verkkosivuston analytiikka ja kehittäminen — oikeusperuste: rekisteröidyn suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (anonyymin analytiikan osalta).
- Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen — oikeusperuste: lakisääteinen velvoite.
5. Rekisterin tietosisältö
Käsittelemme seuraavia tietoja:
- Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero (jos annettu)
- Taloyhtiön nimi, Y-tunnus, osoite
- Yhteydenoton sisältö ja ajankohta sekä lähettäjän IP-osoite ja Cloudflaren siitä arvioima maa (käytetään väärinkäytösten estämiseen)
- Kampanjatunnisteet (Googlen gclid ja utm-parametrit), jos saavuit mainoksesta tai kampanjalinkistä — luetaan saapumissivun osoitteesta ja lähetetään kerran yhteydenottolomakkeen mukana. Muuta kautta saapuessasi kentät ovat tyhjiä. Näitä ei käytetä sinun seuraamiseesi muualla.
- Sivunäytöt, tuottolaskurin käyttö ja yhteydenottolomakkeen lähetys omaan kävijämittaukseemme (Growth Engine, collect.grrow.online) sekä — vain evästesuostumuksellasi — selaimesi paikalliseen muistiin tallennettu satunnainen kävijätunniste ja saapumisen kampanjatunnisteet, jotta yhteydenotto voidaan yhdistää siihen hakuun tai mainokseen, josta saavuit. Ks. Evästekäytäntö, kohta 3.
- Verkkokäyttäytymistä koskevat tiedot (sivulataukset, viittaava osoite, IP-osoitteen lyhennetty muoto, laite- ja selaintiedot) — vain kun käyttäjä on antanut evästesuostumuksen
- Google Ads -mainosevästeiden tunnisteet — otetaan käyttöön myöhemmin, ja niihin pyydetään erillinen suostumus
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään (yhteydenottolomake) sekä verkkosivuston käytön yhteydessä evästeiden kautta. Tietoja voidaan lisäksi täydentää julkisista lähteistä, kuten Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).
7. Tietojen luovutukset
Tietoja luovutetaan seuraaville käsittelijöille palvelun tuottamiseksi:
- Cloudflare, Inc. — verkkosivuston isännöinti ja sisällönjakelu sekä yhteydenottolomake: lomakkeen vastaanottaa oma lomakepalvelumme holdmyform, joka toimii Cloudflaressa, tallentaa yhteydenoton Cloudflaren tietokantaan EU:ssa ja välittää sen meille sähköpostilla
- Google Ireland Ltd. / Google LLC — Google Ads -mainonta ja konversioseuranta, kun ne otetaan käyttöön
Kaikkien käsittelijöiden kanssa on tehty GDPR:n edellyttämä tietojenkäsittelysopimus (DPA).
8. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Osa käsittelijöistä (Cloudflare ja myöhemmin Google) sijaitsee Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU-komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) sekä EU–US Data Privacy Framework -järjestelyyn, jonka piirissä mainitut yhtiöt ovat sertifioituneet. Toteutamme lisäksi tarvittavat täydentävät suojatoimet.
9. Säilytysaika
- Yhteydenotot: enintään 24 kuukautta yhteydenotosta, ellei asiakassuhdetta synny.
- Asiakastiedot: asiakassuhteen keston ajan ja sen jälkeen lakisääteisten velvoitteiden edellyttämä aika (esim. kirjanpitolain mukainen 6 vuotta).
- Markkinointi- ja seurantaevästeet: enintään 13 kuukautta, ks. Evästekäytäntö.
10. Suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään suojatuissa järjestelmissä, joihin pääsy on rajattu nimetyille henkilöille käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tiedonsiirrot tapahtuvat salatun yhteyden (TLS) yli. Käsittelijöitä sitovat sopimukselliset luottamuksellisuus- ja tietoturvavelvoitteet.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
- tarkastaa sinusta tallennetut tiedot
- vaatia virheellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)
- rajoittaa tietojen käsittelyä tai vastustaa sitä
- siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
- peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa (peruuttaminen ei vaikuta jo tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen)
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu, tietosuoja.fi)
Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@varaani.fi. Vastaamme pyyntöön kuukauden kuluessa.
12. Evästeet
Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Käytetyt evästeet, niiden tarkoitus ja säilytysajat on kuvattu erikseen Evästekäytännössä.
13. Muutokset tähän selosteeseen
Voimme päivittää tätä selostetta esimerkiksi palvelumme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme verkkosivustollamme. Selosteen alussa on aina viimeisin päivityspäivä.